Nápoveda
Čo je planshelf
Definícia
- Planshelf je online platforma, ktorá sa otvára cez webový prehliadač
- Planshelf slúži na manažment projektových súborov, ich ukladanie, zdieľanie, sťahovanie a
prezeranie - Planshelf podporuje všetky štandardné typy súborov umožňuje ich ukladanie do a sťahovanie
z databázy. - Pre používanie planshelf je potrebný prístup na internet.
- Planshelf nie je možné používať v režime offline
- Planshelf je optimalizovaný pre zariadenia s väčším displejom ako je počítač alebo tablet ale je ho možné použiť aj na mobilnom zariadení.
Navigácia v planshelf
Systém planshelf obsahuje 3 hlavné prostredia:
- Files
- Activities
- Teammates
Navigácia medzi týmito prostrediami prebieha cez aktiváciu kariet hore na lište nad hlavným oknom databázy.
Na základe toho, ktorá karta je vybraná (zvýraznené modrou farbou a modrým podčiarknutím) sú v hlavnom okne databázy zobrazené
Files (1) – plány so súbormi
Activities (2) – súhrn dennej aktivity
Teammates (3) – používatelia v databáze
Poznámka: Náhľad v hlavnom okne databázy je filtrovaný podľa vybraného projektu alebo preičinka vlavo v štruktúre databázy. Aby boli zobrazené všetky položky je potrebné mať aktivovanú kartu “Projects”.
Štruktúra
Základnými stavebnými prvkami databázy v planshelf sú:
- Projekt
- Priečinok
- Podpriečinok
- Plán
- Súbor
- Status
- Používateľ
Štruktúra v planshelf je tvorená tak, že projekt obsahuje priečinky. Priečinok môže obsahovať podpriečinky alebo plány. Plán obsahuje statusy a v statuse sú uložené jednotlivé súbory plánu. Planshelf umožňuje vytvárať len priečinok a podpriečinok. Podpriečinok už nemôže obsahovať ďalšie podpriečinky. Pod výrazom plán sa v planshelf rozumie organizačná jednotka a môže to byť akýkoľvek druh projektového podkladu ako napríklad výkres, výkaz, stavebný denník, statický výpočet atď.
1. Projekt
1. 1. Definícia
Projekt je hlavným stavebným prvkom databázy v planshelf.
Štruktúra databázy pozostáva z projektov, ktoré obsahujú priečinky, podpriečinky a plány.. Projekt musí obsahovať aspoň jeden priečinok.
Projekt v planshelf slúži na:
- Vytvorenie štruktúry cez priečinky a podpriečinky
- Vytvorenie projektového tímu, ktorý spolupracuje na projekte
- Definovanie kódovania názvoslovia plánov
Pri vytváraní nového projektu je potrebné zadať nasledovné údaje:
- názov projektu
- pozvať do projektu členov projektového tímu
- vybrať typ názvoslovia plánov – voľný text alebo kódovanie
- zadať kódovanie ak sa má používať pri názvosloví plánov
1. 2. Vytvoriť nový projekt
Nový projekt môže vytvoriť len používateľ s rolou admin:
- kliknite na modré tlačidlo plus vľavo nad štruktúrou
- vyberte možnosť “New project”
- vyplňte povinné údaje projekte : názov, používatelia, kódovanie
Po vyplnení požadovaných vlastností projektu sa kliknutím na tlačítko “Create” vpravo dole projekt vytvorí a okno sa zavrie.
Pri vytváraní nového projektu je potrebné zadať nasledovné údaje:
- názov projektu
- pozvať do projektu členov projektového tímu
- vybrať typ názvoslovia plánov – voľný text alebo kódovanie
- zadať kódovanie ak sa má používať pri názvosloví plánov
1. 3. Upraviť existujúci projekt
Upraviť existujúci projekt môže len používateľ s rolou admin:
- kliknite na tri bodky vpravo od názvu projektu, ktorý chcete upraviť
- vyberte možnosť “Edit”
- otvorí sa okno s nastaveniami projektu pre editovanie
Po vykonaní požadovaných zmien sa kliknutím na tlačidlo “Save project” vpravo dole zmeny v projekte uložia a okno sa zavrie.
V rámci funkcie edit je možné v projekte upravovať nasledovné vlastnosti:
- názov projektu
- pozvať do projektu členov projektového tímu
- vytvoriť kódovanie názvoslovia projektu ak bolo doteraz názvoslovie tvorené len cez voľný text
- čiastočne doplniť kódovanie názvoslovie plánov a to : doplniť do rozbaľovacej ponuky jednotlivých premenných ďalšie možnosti
1. 4. Vymazať projekt
Aby bolo možné projekt vymazať nesmú byť v jeho plánoch v databáze uložené žiadne súbory. Predtým ako vymažete projekt, uistite sa, že sú všetky plány projektu v planshelf prázdne a neobsahujú žiadne súbory.
Odporúčame si do svojho počítača stiahnuť všetky súbory z databázy a až potom ich vymazať zo všetkých plánov projektu v planshelf.
Vymazať existujuci projekt môže len používateľ s rolou admin:
- kliknite na tri bodky vpravo od názvu projektu, ktorý chcete vymazať
- vyberte možnosť “Delete”
- Potvrdte vymazanie kliknutím na tlačidlo “Confirm”
Projekt je tiež možné vymazať cez funkciu “Edit”, ktorý je popísaná v predošlej kapitole. V editovacom okne projektu je vpravo dole možnosť “Delete” , cez ktorú je tiež možné projekt vymazať.
V rámci funkcie edit je možné v projekte upravovať nasledovné vlastnosti:
- názov projektu
- pozvať do projektu členov projektového tímu
- vytvoriť kódovanie názvoslovia projektu ak bolo doteraz názvoslovie tvorené len cez voľný text
- čiastočne doplniť kódovanie názvoslovie plánov a to : doplniť do rozbaľovacej ponuky jednotlivých premenných ďalšie možnosti
2. Priečinok
2. 1. Definícia
Priečinok je základnou jednotkou projektovej štruktúry. V priečinku je možné vytvárať plány a ukladať do nich projektové súbory alebo vytvárať podpreičinky ako ďalší organizačný článok projektovej štruktúry.
V priečinku sa definuje workflow pre životný cyklus plánu (pozri tiež kapitolu status).
Projekt v planshelf slúži na:
- Vytvorenie štruktúry cez priečinky a podpriečinky
- Vytvorenie projektového tímu, ktorý spolupracuje na projekte
- Definovanie kódovania názvoslovia plánov
Pri vytváraní nového projektu je potrebné zadať nasledovné údaje:
- názov projektu
- pozvať do projektu členov projektového tímu
- vybrať typ názvoslovia plánov – voľný text alebo kódovanie
- zadať kódovanie ak sa má používať pri názvosloví plánov
2. 2. Vytvoriť priečinok
Nový priečinok projektu je možné vytvoriť tromi spôsobmi:
- ak v projekte ešte nie sú vytvorené žiadne priečinky cez tlačidlo “Create new folder” v hlavnom okne databázy
- cez tlačidlo “Create folder” vpravo nad hlavným oknom databázy
- cez tlačidlo plus vľavo nad štruktúrou databázy
Pri vytváraní nového priečinku je potrebné:
- zadať názov nového priečinka
- vytvoriť aspoň jeden status pre workflow, ktorý určuje životný cyklus plánu
Po vyplnení požadovaných údajov sa po kliknutí na tlačidlo “Create folder” uloží nový priečinok a okno sa zavrie.
2. 3. Upraviť priečinok
V rámci úpravy priečinka je možné priečinok premenovať alebo upraviť statusy workflow.
Priečinok je možné premenovať dvoma spôsobmi:
- vľavo v štruktúre databázy kliknite na tri bodky vpravo od názvu priečinku, ktorý chcete upraviť
- vyberte možnosť “Rename”
- otvorí sa okno s nastaveniami priečinku pre editovanie
- v hlavnom okne databázy kliknite vpravo na tri bodky v riadku požadovaného priečinku
- vyberte možnosť “Rename”
- otvorí sa okno s nastaveniami priečinku pre editáciu
2. 4. Vymazať priečinok
Aby bolo možné vymazať priečinok nesmú byť v jeho plánoch v databáze uložené žiadne súbory. Predtým ako vymažete priečinok, uistite sa, že sú všetky plány projektu v planshelf prázdne a neobsahujú žiadne súbory.
Odporúčame si všetky súbory z databázy do svojho počítača stiahnuť a až potom ich vymazať zo všetkých plánov priečinka v planshelf.
Vymazanie prázdneho priečinka je možné dvoma spôsobmi:
- kliknite na tri bodky vpravo od názvu priečinka, ktorý chcete vymazať
- vyberte možnosť “Delete”
- potvrdte vymazanie kliknutím na tlačidlo “Confirm”
- v hlavnom okne databázy kliknite vpravo na tri bodky v riadku požadovaného priečinku
- vyberte možnosť “Delete”
- potvrdte vymazanie kliknutím na tlačidlo “Confirm”
3. Podpriečinok
3. 1. Definícia
Podpriečinok slúži ako druhý a posledný stupeň štruktúry projektu.
Podpriečinky sú vnorené do priečinkov v rámci projektu a slúžia na vytvorenie podrobnejšej a prehľadnejšej štruktúry projektu. Podpriečinky rovnako ako priečinky obsahujú plány, v ktorých sú uložené jednotlivé projektové súbory.
3. 2. Vytvoriť podpriečinok
Nový podpriečinok projektu je možné vytvoriť dvoma spôsobmi:
- ak v priečinku ešte nie sú vytvorené žiadne podpriečinky cez tlačidlo “Create sub-folder” v hlavnom okne databázy
- cez tlačidlo “Create sub-folder” vpravo nad hlavným oknom databázy
Pri vytváraní je potrebné zadať iba názov nového priečinku
Po vyplnení požadovaných údajov sa po kliknutí na tlačidlo “Create sub-folder” uloží nový podpriečinok a zavrie sa okno “Create sub-folder”.
3. 3. Upraviť podpriečinok
Vytvorené podpriečinky je možné iba premenovať.
- vľavo v štruktúre databázy kliknite na tri bodky vpravo od názvu podpriečinku, ktorý chcete upraviť
- vyberte možnosť “Rename”
- otvorí sa okno s nastaveniami podpriečinku pre editovanie
Po vykonaní požadovaných úprav sa kliknutím na tlačidlo “confirm” vpravo dole zmeny uložia a okno sa zatvorí.
3. 4. Vymazať podpriečinok
Aby bolo možné vymazať podpriečinok nesmú byť v jeho plánoch v databáze uložené žiadne súbory. Predtým ako vymažete podpriečinok, uistite sa, že sú všetky plány projektu v planshelf prázdne a neobsahujú žiadne súbory.
Odporúčame si všetky súbory z databázy do svojho počítača stiahnuť a až potom ich vymazať zo všetkých plánov podpriečinka v planshelf.
Vymazanie prázdneho podpriečinka je možné cez menu vľavo v štruktúre:
- kliknite na tri bodky vpravo od názvu podpriečinka, ktorý chcete vymazať
- vyberte možnosť “Delete”
- potvrdte vymazanie kliknutím na tlačidlo “Confirm”
4. Plán
4. 1. Definícia
Plán v systéme planshelf reprezentuje jeden projektový podklad (napríklad výkres) a všetky jeho verzie vyplývajúce z jeho životného cyklu (napriklad koncept výkresu, kontrola výkresu atď.) ako aj k nemu prislúchajúce súbory ako napríklad report, fotky a pod.
Všetky s plánom súvisiace súbory sa ukladajú do príslušného statusu plánu podľa zvoleného životného cyklu plánu.
V rámci plánu správca databázy vydefinuje svoj workflow, ktorý reprezentuje životný cyklus plánu. Rozsah možného počtu statusov, resp. krokov v životnom cykle plánu je 1 až 10.
Každý stĺpec, v planshelf nazvaný “status” reprezentuje jeden krok v životnom cykle plánu, resp. váš workflow a slúži na ukladanie projektových súborov. Číslo v štvorčeku ukazuje koľko je v statuse k plánu uložených súborov.
Príklad 1:
Príklad 1 ukazuje prípad, keď je v planshelf potrebné vytvoriť databázu na ukladanie súborov pre tvorbu výkresov.
Proces tvorby výkresov na danom projekte pozostáva z nasledovných krokov:
- konštruktér narysuje výkres
- architektka výkres interne skontroluje a spraví konštruktérovi na výkres kontrolu
- konštruktér korektúru architektky zapracuje a vytvorí interne odsúhlasenú verziu výkresu
- výkres sa posiela auditorom stavebníka , ktorí musia vykonať výstupnú kontrolu a plán odsúhlasiť
- konštruktér po udelení výstupnej kontroly auditormi výkres aktualizuje a vytvorí finálnu verziu výkresu
Ku výkresu vzniknú teda nasledovné súbory:
- prvá verzia výkresu (súbor v pdf formáte)
- kontrola architektky (súbor vo formáte pdf alebo jpeg/sken)
- opravený plán (súbor v pdf a dwg formáte)
- výstupná kontrola auditora (súbor vo formáte pdf alebo jpeg/sken)
- finálna verzia výkresu (súbor v pdf a dwg formáte, prípadne súvisiace reporty v excel formáte)
Aby bol každý súbor správne zadokumentovaný a prístupný určenému členovi projektového tímu vznikne databáza s následovnými 5 statusmi plánu:
Prvé dva statusy a súbory v nich sú prístupné len interným členom projektového tímu (konštruktér, architekta), posledné tri statusy a súbory v nich sú prístupné všetkým členom projektového tímu. V databáze v planshelf by tento príklad vyzeral nasledovne :
Príklad 2:
Príklad 2 ukazuje prípad, keď je v planshelf potrebné vytvoriť databázu na ukladanie dokumentov (napríklad záznamy z porád, protokoly a pod.), ktoré nemajú žiadny životný cyklus a ktorých dostupnosť je rozdelená pre interných a externých členov tímu.
V takomto prípade je potrebné v planshelf vytvoriť len dva statusy:
- status so súbormi dostupnými len interným členom tímu (protokol z internej porady)
- status so súbormi dostupnými pre všetkých členov tímu (katalóg zmien v projekte)
Súbory v prvom statuse sú dostupné len pre interných členov tímu, súbory v druhom statuse sú dostupné všetkým členom projektového tímu.
V databáze v planshelf by tento príklad pre externých členov tímu vyzeral nasledovne:
V databáze v planshelf by tento príklad pre interných členov tímu vyzeral nasledovne:
4. 2. Vytvoriť plán
Nový plán je možné vytvoriť nasledovnými spôsobmi:
- nový plán
- duplikovať existujúci plán na ďalšie číslo v poradí
Nový plán
Prvým spôsobom je vytvorenie úplne nového plánu cez tlačidlo “Create plan” pravo hore nad hlavným oknom databázy.
Po kliknutí na tlačidlo “Create plan” sa otvorí okno “New plan” kde sa zadávajú jednotlivé vlastnosti plánu. Názov plánu je možné vytvoriť buď cez v projekte definované kódovanie alebo ako voľný text:
- popis plánu “Description”
- Vytvorenie názvu plánu cez v projekte definované kódovanie
- Vytvorenie názvu plánu ako voľný text
- Zadávanie jednotlivých premenných v názve plánu cez definované kódovania plánu
Po vyplnení požadovaných údajov sa po kliknutí na tlačidlo “Create plan” uloží nový plán a zavrie sa okno “Create plan”
Duplikovanie existujúceho plánu na ďalšie číslo v poradí
Planshelf umožňuje pomocou funkcie – poradové číslo “Serial”, ktorá musí byť súčasťou každého kódovania automaticky duplikovať existujúci plán na nový plán s ďalším poradovým číslom. Kliknutím na tri bodky vedľa názvu plánu a vybratím funkcie “Duplicate to next Plan_number” bude vytvorený nový plán s ďalším poradovým číslom.
V nasledovnom príklade bude jedným kliknutím automaticky duplikovaný plán číslo 131:
Použitím funkcie duplikovania plánu na ďalšie poradové číslo bude automaticky vytvorený nový plán s číslom 132:
Poznámka: planshelf vytvorením nového plánu s ďalším poradovým číslom cez duplikovanie vytvorí nový prázdny plán a nekopíruje z originálu:
- popis plánu
- súbory
4. 3. Upraviť plán
V rámci editovania plánu je možné upraviť názov plánu a popis plánu:
- kliknite na tri bodky vpravo vedľa názvu vybraného plánu
- vyberte možnosť “Edit”
- otvorí sa okno s vlastnosťami plánu pre editovanie
Po vykonaní požadovaných úprav sa kliknutím na tlačidlo “Edit plan” vpravo dole zmeny uložia a okno sa zatvorí.
4. 4. Vymazať plán
Aby bolo možné vymazať plán nesmú byť v jeho statusoch uložené žiadne súbory. Predtým ako vymažete plán uistite sa, že sú všetky statusy plánu v planshelf prázdne a neobsahujú žiadne súbory.
Odporúčame si všetky súbory z databázy do svojho počítača stiahnuť a až potom ich vymazať zo všetkých statusoch plánu v planshelf.
Vymazanie prázdneho plánu je možné cez menu v hlavnom okne databázy
- kliknite na tri bodky vpravo od názvu plánu, ktorý chcete vymazať
- vyberte možnosť “Delete”
- potvrdte vymazanie kliknutím na tlačidlo “Confirm”
4. 5. Automatizácia pri práci s plánmi (kódovanie plánov, duplikovanie na nové číslo alebo index, filtre, upload a download súborov)
Planshelf dokáže automaticky duplikovať plán použitím funkcie Serial, Index a Status.
Pre podrobnejšiu nápovedu k funkciám spojenými s automatizáciou pozri kapitolu 8- Ďalšie funkcie.
5. Súbor
5. 1. Definícia
Súbory sú uložené v jednotlivých statusoch plánu a sú prístupné cez kliknutie na číslo v modrom políčku v hlavnom okne databázy.
Ak je políčko zobrazené šedou farbou a je v ňom napísaná nula, znamená to , že v statuse nie sú uložené žiadne súbory. Číslo v modrom políčku predstavuje počet súborov uložených v danom statuse.
Po kliknutí na modré políčko v statuse plánu sa otvorí náhľad so zoznamom súborov.
5. 2. Nahrať súbor
Nahranie súboru do statusu plánu v planshelf je možné vykonať rôznymi spôsobmi:
- cez drag and drop priamo na políčko s počtom plánov v hlavnom okne databázy
- cez tlačidlo “Upload files” v hlavnom okne databázy
- cez tlačidlo “Upload files” v náhľade so zoznamom súborov statusu
- automatické hromadné nahrávanie
Nahrávanie súborov do statusu plánu cez drag and drop v hlavnom okne databázy
Nahrať súbory do planshelf je možné jednoduchým pretiahnutím súborov, ktoré sa majú nahrať z prehliadača vo Vašom počítači a pustením ich na políčko s počtom súborov vybraného statusu v hlavnom okne databázy..
Planshelf zbiera informácie o nahratých súborov v pätnásťminútovych intervaloch.
Najneskôr do pätnástich minút od nahratia súborov do planshelf členovia projektového tímu dostanú notifikačný email.
Planshelf zbiera informácie o nahratých súborov v pätnásťminútovych intervaloch.
Najneskôr do pätnástich minút od nahratia súborov do planshelf členovia projektového tímu dostanú notifikačný email.
Nahrávanie súborov cez tlačidlo “Upload files” v hlavnom okne databázy Stlačením tlačidla “Upload files” vpravo hore nad hlavným oknom databázy sa otvorí k oknom s nahrávaním súborov “Upload files”
V okne “Upload files” je potrebné určiť cestu na miesto kam sa majú súbory v databáze uložiť. Súbory je možné do okna vpravo umiestniť cez drag and drop alebo stlačením tlačidla “Browse files”
Poznámka: v tomto okne je možné nahrať súbory do viacerých cieľov (plánov) vybraním rôznych ciest. Tieto cesty sa pridávajú cez tlačidlo dole “Add new upload destination”.
Stlačením tlačidla “Upload” sa všetky súbory nahrajú do zadaných destinácii.
Nahrávanie súborov cez tlačidlo “Upload files” v náhľade so zoznamom súborov statusu
Tento spôsob nahratia súborov je identický s hore opísaným spôsobom “Nahrávanie súborov cez tlačidlo “Upload files” v hlavnom okne databázy” pričom okno s nahrávaním sa otvára cez tlačidlo “Upload files” v náhľade súborov statusu. V tomto prípade je cesta kam sa majú súbory uložiť už prednastavená.
Nahrávanie súborov cez automatické hromadné nahrávanie
Pre podrobnejšie vysvetlenie pozri kapitolu 8.3 Hromadné nahrávanie súborov.
Funkciu hromadného nahrávania je možné použiť jednoduchým pretiahnutím viacerých súborov rôznych plánov z prehliadača Vášho počítača na hlavičku jedného statusu.
Planshelf na základe názvov jednotlivých súborov priradí cestu kam sa majú súbory uložiť. Otvorí sa identické okno s nahrávaním súborov ako pri Nahrávaní súborov cez tlačidlo “Upload files” s cestami pre jednotlivé súbory.
Po skontrolovaní a prípadnej úprave cesty sa stlačením tlačidla “Upload files” súbory uložia do jednotlivých statusov cieľových plánov.
5. 3. Stiahnuť súbor
Sťahovanie súborov z planshelf sa vykonáva cez zberný kôš “download bucket” vpravo dole pod hlavným oknom databázy.
Užívateľ si pri prechádzaní databázy vyberie súbory, ktoré chce stiahnut. Tieto súbory sa zbierajú v zbernom koši. Po odsúhlasení výberu sa súbory zo zberného koša stiahnu do počítača ako ZIP súbor. Súbory je možné stiahnuť so štruktúrou alebo bez štruktúry, v ktorej boli uložené v databáze v planshelf.
Výber súborov je možné v hlavnom okne databázy pri plánoch alebo v prehľade aktivity na karte “Activities”.
5. 4. Vymazať súbor
Jednotlivé súbory je možné vymazať v náhľade so zoznamom súborov plánu.
- otvorte náhľad súborov plánu cez kliknutie na modré políčko v riadku plánu v hlavnom okne databázy
- vymažte konkrétny súbor cez kliknutie na červenú ikonu smetného koša vpravo
6. Status
6. 1. Definícia
Status v planschelf slúži na vytvorenie jednotlivých krokov životného cyklu plánu.
Všetky s plánom súvisiace súbory sa ukladajú do príslušného statusu plánu podľa zvoleného životného cyklu plánu.
V rámci plánu správca databázy vydefinuje svoj workflow, ktorý reprezentuje životný cyklus plánu. Rozsah možného počtu statusov je 1 až 10.
Pre podrobnejšie informácie k statusu a životnému cyklu plánov aj s príkladmi pozri kapitolu “Plán”.
6. 2. Vytvoriť status
Nový status môže vytvoriť len používateľ s rolou admin
Každý priečinok má vytvorený vlastný životný cyklus plánu, čiže workflow cez statusy, ktorými sú stĺpce tabuľky s náhľadom plánov v hlavnom okne databázy.
Statusy je možné spravovať cez tlačidlo “Edit statuses” vpravo hore nad hlavným náhľadom databázy.
Po stlačení tlačidla “Edit statuses” sa otvorí okno kde je možné vytvárať a editovať statusy.
Každý status musí mať definované:
- názov
- viditeľnosť (len pre interných používateľov alebo pre všetkých)
Po vytvorení nových statusov sa po stlačení tlačidla “save” sa zmeny uložia a okno sa zavrie.
6. 3. Upraviť status
Spravovať statusy môže vytvoriť len používateľ s rolou admin.
Statusy je možné spravovať cez tlačidlo “Edit statuses” vpravo hore nad hlavným náhľadom databázy.
Po stlačení tlačidla “Edit statuses” sa otvorí okno kde je možné vytvárať a editovať statusy.
Nový status je možné pridať cez modré tlačidlo + vpravo nad tabuľkou vedľa posledného statusu. Každý status musí mať definované:
- názov
- viditeľnosť (len pre interných používateľov alebo pre všetkých)
Po vytvorení nových statusov sa po stlačení tlačidla “save” (4) zmeny uložia a okno sa zavrie.
6. 4. Vymazať status
Spravovať statusy môže vytvoriť len používateľ s rolou admin.
Vymazanie statusu je možné vykonať podobne ako upraviť status. Pozri kapitolu “Upraviť status”.
Po vykonaní požadovaných zmien sa po stlačení tlačidla “save” zmeny uložia a okno sa zavrie.
7. Používateľ
7. 1. Definícia
Používateľom sa v systéme planshelf rozumie jedna osoba, ktorá je v systéme pridelená pod vlastným e-mailom, menom a rolou.
Používateľa je najprv potrebné pozvať do databázy. Potom ako nový používateľ akceptuje pozvanie a vytvoril si profil v systéme planshelf je potrebné ho pridať do požadovaného projektu aby sa stal členom projektového tímu a dostal tak prístup k projektovým podkladom.
Používateľ musí mať v rámci planshelf definované nasledovné atribúty:
- rola
- meno
Ďalšie informácie, ktoré môžu byť k používateľovi uložené:
- telefónne číslo
- názov spoločnosti
- pozícia
- poznámky
7. 2. Typy používateľov (role, práva)
V planshelf sú k dispozícii 3 rôzne role pre používateľov:
- Admin
- Editor
- Guest
7. 3. Pozvať používateľa (pozvanie do databázy a do projektu)
Pozvanie používateľa do databázy
Pozvať nového používateľa do databázy je možné cez tlačidlo “Invite user” vpravo hore nad hlavným oknom databázy keď je aktivovaná karta “Teammates”
Poznámka: Náhľad používateľov v hlavnom okne databázy filtruje zoznam podľa vybraného projektu vľavo v štruktúre databázy. Ak chcete vidieť všetkých používateľov vo Vašej databáze uistite sa, že je vľavo v štruktúre aktivovaná (zvýraznená modrou) karta “Projects”.
Po stlačení tlačidla “Invite user” sa otvorí okno kde je potrebné zadať email a vybrať rolu používateľa.
Po stlačení tlačidla “Invite” sa zmeny uložia a okno sa zavrie. Nový používateľ dostane pozvánku do planshelf do svojej e-mailovej schránky pre zadaný e-mail.
Pozvanie používateľa do projektu
Akonáhle sa pužívateľ prihlási do databázy a votvorí si svoj profil je potrebné ho pozvať do projektu aby sa stal členom projektového tímu a mohol na projekte začať spolupracovať.
Akonáhle sa pužívateľ prihlási do databázy a votvorí si svoj profil je potrebné ho pozvať do projektu aby sa stal členom projektového tímu a mohol na projekte začať spolupracovať.
Pri pozývaní nového používateľa do projektu je potrebné zadať email, vybrať rolu a tlačidlom “Add to project” používateľa pridať do tabuľky projektových používateľov.
Po vykonaní požadovaných zmien sa stlačením tlačidla “Save project” okno zavrie a zmeny sa uložia.
Používatelia, ktorí boli pozvaní do projektu dostanú notifikačný email.
7. 4. Odobrať používateľa (z projektu)
Odobratie používateľa z projektu sa vykonáva, rovnako ako jeho pozvanie v okne úpravy projektu. Stlačením tlačidla červeného smetného koša bude používateľ odobratý z projektu a nebude mať viac prístup k projektovým podkladom.
Poznámka: Po odobratí z projektu ostáva používateľ stále vo Vašej databáze planshelf ako aj v ostatných projektoch, v ktorých je členom.
7. 5. Editovanie atribútov používateľa
Kliknutím na tri bodky vpravo v riadku pri používateľovi sa otvorí menu s možnosťami.
Po kliknutí na možnosť “Edit” sa otvorí okno kde je možné upraviť atribúty používateľa.
Po vykonaní požadovaných úprav sa po kliknutí na tlačidlo “Save” zmeny uložia a okno sa zavrie.
7. 6. Vymazať používateľa (z databázy)
Vymazať používateľa je možné v hlavnom okne databázy v náhľade s používateľmi.
Kliknutím na tri bodky vpravo v riadku pri používateľovi sa otvorí menu s možnosťami. Tu sa po kliknutí na možnosť “Delete” otvorí okno kde je potrebné vymazanie používateľa potvrdiť.
Poznámka: Pred vymazaním používateľa z databázy nie je potrebné ho odoberať z jednotlivých projektov.
Po kliknutí na tlačidlo “Delete” (1) bude používateľ z planshelf vymazaný a okno sa zavrie.
7. 7. Osobné nastavenia používateľa
Používateľ má k dispozícii vo vlastných nastaveniach nasledovné služby:
- nastavenie kontaktných informácii
- nastavenie e mailových notifikácií – denného súhrnu
- zmeniť svoje prihlasovacie heslo
- admin môže zadávať a upravovať kontaktné informácie o spoločnosti
- vymazať svoj účet
Pre prístup do nastavení Vášho účtu kliknite na rozbalovaciu šípku vpravo od Vášho mena vpravo hore v aplikácii a potom na tlačidlo “Settings”
8. Ďalšie funkcie
8. 1. Notifikácie
Planshelf automaticky rozposiela notifikácie e-mailom a zobrazuje aktivitu v databáze planshelf v karte “Activities”.
Planshelf manažuje notifikácie o aktivite v databáze cez tri hlavné notifikačné funkcie:
- Okamžité e-mailové notifikácie
- Denný súhrn e-mailom
- Prehľad dennej aktivity v karte “Activities”
Okamžité e-mailové notifikácie
Planshelf automaticky rozposiela členom projektového tímu notifikačné e-maily najneskôr do 15 minút od nahrávania súborov. Používateľ má možnosť pri nahrávaní posielanie notifikačných emailov vypnúť prepnutím vypínača “Notify others?”
Notifikačný e-mail, ktorý planshelf automaticky rozposiela na e-mailovú adrasau zadanú v užívateľských nastaveniach.
Denný súhrn e-mailom
Planshelf rozposiela e-mailom každý večer o 20:00 denný súhrn aktivít v databáze planshelf. Večerný súhrn v e-maily je štruktúrovaný rovnako ako okamžitá e-mailová notifikácia.
Každý používateľ má možnosť si vybrať v nastaveniach svojho účtu, v ktoré dni má dostávať denný súhrn emailom.
Denný súhrn
Prehľad dennej aktivity v karte “Activities”
Prepnutím hlavného náhľadu do karty “Activities” v hornom paneli má každý používateľ možnosť prehľadávať aktivitu v jeho projektoch. Zobrazená aktivita je rozdelená po dňoch a štrukturovaná tak ako je samotná štruktúra projektových databáz. Prehľad aktivity je filtrovaný podľa vybraného celku vlavo v štruktúre databázy.
Náhľad s denným prehľadom v karte “Activities”
8. 2. Zberný kôš
Zberný kôš slúži na zber súborov, ktoré si počas prehliadania navigácie používateľ uloží na stiahnutie do svojho počítača. V zbernom koši sa tieto súbory ukladajú v súlade so štruktúrou, v ktorej sú uložené v databáze planshelf. Zberný kôš je pred stiahnutím súborov ešte možné upraviť tým, že používateľ z koša odstráni súbory, ktoré nechce stiahnuť.
Potom ako je používateľ s výberom súborov v zbernom koši hotový môže všetky súbory jedným kliknutím stiahnuť do svojho počítača vo forme zip súboru buď so štruktúrou, v akej boli súbory uložené v planshelf (zip obsahuje priečinky a podpriečinky ako v planshelf) alebo bez štruktúry (všetky stiahnuté súbory sú v jednom zip súbore)
8. 3. Hromadné nahrávanie súborov
Hromadné nahrávanie súborov je popísané v kapitole “Nahrať súbor”. V planshelf je možné nahrať viacero súborov naraz a nechať planshelf na základe názvu nahrávaných súborov odhadnúť kam tieto súbory patria.
Pri hromadnom nahrávaní je potrebné spĺňať nasledovné požiadavky:
- názvy nahrávaných súborov musia byť v súlade s kódovaním v projekte, zadaným v planshelf
- predpony a prípony v názvoch súborov musia byť oddelené definovanými znakmi
- hromadne nahrávať je možné len súbory toho istého statusu v rámci jedného priečinka projektu
Hromadné nahrávanie sa vykonáva cez drag and drop všetkých súborov, ktoré sa majú nahrať do hlavičky príslušného statusu. Po pustení súborov na hlavičku statusu v databáze je potrebné vybrať premenné v názve, ktoré má planshelf pri vyhľadávaní cieľa porovnať.
Planshelf otvorí po načítaní všetkých súborov okno s cieľmi jednotlivých súborov, ktoré je potrebné skontrolovať a prípadne podľa potreby upraviť, resp. doplniť.
8. 4. Kódovanie plánov
Kódovanie plánov slúži na kontrolu tvorby názvov jednotlivých plánov. V rámci projektu je možné vytvoriť jedno kódovanie plánov, ktoré sa potom používa naprieč projektovými priečinkami pri tvorbe plánov.
Každé kódovanie plánov sa skladá minimálne z funkcie “Serial” a “Index”. Funkcia “Serial” je poradovým číslom plánov a funkcia “Index” slúži na tvorbu nových verzií plánov a ich rozpoznávanie.
Do kódovania plánov je ďalej možné pridať tieto premenné a funkcie:
- Status (funkcia)
- Dropdown (premenná)
- Constant (premenná)
- Input (premenná)
Status je funkcia v planshelf, ktorá slúži na rozpoznávanie aktuálnych verzií plánu (nie je povinná) Dropdown je rozbaľovacie menu, kde admin definuje možnosti, z ktorých si užívateľ pri tvorbe názvu plánu vyberá
Constant je konštanta, ktorá sa v kódovaní pevne definuje a je bez zmeny prítomná v každom názve plánu
Input je pole, do ktorého môže používateľ pri tvorbe nového plánu vložiť ľubovoľný text
Nový plán sa vytvorí kliknutím na tlačidlo “Create plan” vpravo hore nad hlavným oknom databázy kde sa cez v projekte definované kódovanie zadá aj názov nového plánu.
8. 5. Serial, Index a status
Serial
Je funkcia poradového čísla v planshelf, ktorá musí byť prítomná v každom kódovaní plánov a teda aj v každom názve plánu, ktorý je vytvorený cez kódovanie (čiže nie cez voľný text). Je to trojciferné číslo, ktoré slúži na rozpoznávanie plánov v planshelf. Planshelf dokáže na základe tejto funkcie duplikovať existujúce plány na nové plány s ďalším číslom v poradí.
Index
Index je druhá povinná automatická funkcia, ktorá musí byť prítomná v každom kódovaní plánov. Index môže byť numerický alebo alfabetický a spolu s funkciou “Serial” slúži na rozpoznávanie aktuálnej verzie plánu. Planshelf dokáže na základe tejto funkcie duplikovať existujúce plány na nové plány s ďalším indexom v poradí.
Status
Status je doplňujúca automatická funkcia v planshelf, ktorá slúži na hlbšiu diverzifikáciu verzií jednotlivých plánov. Narozdiel od funkcie “Serial” a “Index” táto funkcia nemusí byť použitá v každom kódovaní. Pri funkcii “Status” admin definujte jednotlivé statusy a ich priority, na základe ktorých planshelf určí najaktuálnejšiu verziu konkrétneho plánu. Čím vyššia hodnota priority statusu tým status označuje novšiu verziu plánu.
8. 6. Filtre
Planshelf disponuje nasledovnými filtrami:
- filtrovanie hlavného okna databázy na základe výberu v štruktúre databázy
- filtrovanie na základe dátumu nahratia súboru
- filtrovanie na základe ľubovoľného textového reťazca v názve plánu a jeho popise
- automatické filtrovanie aktuálnej verzie každého plánu
Filtrovanie hlavného okna databázy na základe výberu v štruktúre databázy
Náhľad v hlavnom okne databázy (platí pre všetky tri kategórie – súbory, aktivita a užívatelia) je vyfiltrovaný a zobrazuje položky len pre ten projekt, priečinok alebo podpriečinok, ktorý je vlavo v štruktúre vybraný. Ak sa majú v hlavnom okne databázy zobrazovať všetky polozky, je potrebné vybrať nadpis štruktúry “Projects”
Filtrovanie na základe dátumu nahratia súboru
Hlavný náhlad databázy, v ktorom sa zobrazujú súbory je možné filtrovať na základe dátumu nahratia jednotlivých súborov. Tento filter sa nachádza vpravo hore nad tabuľkou plánov a je označený ako “Filter by date”.
Filtrovanie na základe ľubovoľného textového reťazca v názve plánu a jeho popise
Nad hlavným náhľadom databázy je pole cez ktoré je možné vyhľadávať plány na základe mena plánu “Plans name” alebo popisu “Description”. Tabuľka dynamicky počas vpisovania do pola filruje plány, ktoré spĺňajú zadávané kritéria.
Automatické filtrovanie aktuálnej verzie každého plánu
Planshelf dokáže na základe funkcie index a status určiť, ktorá verzia plánu je najaktuálnejšia. Vďaka tomu je možné pohodlne jedným kliknutím v tabuľke plánov skryť staré plány a nechať si zobraziť len aktuálny podklady.
8. 7. Vyhľadávanie
Nad hlavným náhľadom databázy je pole cez ktoré je možné vyhľadávať plány na základe mena plánu “Plans name” alebo popisu “Description”.
Tabuľka dynamicky počas vpisovania do pola filruje plány, ktoré spĺňajú vyhľadávané kritéria.
8. 8. Duplikovanie plánov
Planshelf dokáže cez jedno kliknutie automaticky duplikovať plán:
- na plán s ďalším poradovým číslom
- na plán s ďalším indexom
- na plán s ďalším indexom a vyšším statusom
Duplikovanie na plán s ďalším poradovým číslom
Planshelf vytvorí nový plán s rovnakým názvom ako originál ale s ďalším poradovým číslom. Pri duplikovaní sa z originálu neprekopíruje ani popis plánu a ani jednotlivé súbory.
Duplikovanie na plán s ďalším indexom
Planshelf vytvorí z existujúceho plánu jeho novšiu verziu s novým indexom ktorým je buď ďalšie písmeno v abecede alebo číslo v poradí. Pri tomto duplikovaní planshelf prekopíruje aj popis plánu z originálu. Súbory z originálu sa neprekopírujú.
Duplikovanie na plán s ďalším indexom a vyšším statusom
Planshelf vytvorí z existujúceho plánu jeho novšiu verziu s novým indexom a statusom vyššej priority. Nový index je buď ďalšie písmeno v abecede alebo číslo v poradí. Novým statusom je ďalší status v hierarchii s vyššou prioritou tak ako je definované v kódování projektu.
Pri tomto duplikovaní planshelf prekopíruje aj popis plánu z originálu. Súbory z originálu sa neprekopírujú.
8. 9. Hromadné duplikovanie plánov
Tak ako v predošlej kapitole “duplikovanie plánov” je možné duplikovať plány aj hromadne.
Planshelf dokáže cez jedno kliknutie automaticky hromadne duplikovať plány:
- na plány s ďalším indexom
- na plány s ďalším indexom a vyšším statusom
hromadné duplikovanie:
- vyberte plány, ktoré chcete duplikovať zaškrtnutím políčka vlavo v riadku
- kliknite na tlačítko “Bulk duplicate”
- vyberte si možnosť duplikovania
